Όπως δηλώνει ο υφυπουργός Ψηφιακής Διακυβέρνησης, Αρμόδιος για Θέματα Απλούστευσης Διαδικασιών Γεώργιος Γεωργαντάς «σε αυτή τη δύσκολη συγκυρία, ο ρόλος του κράτους είναι να προστατεύσει αποτελεσματικά την υγεία των πολιτών. Το υπουργείο ήταν από την αρχή στην πρώτη γραμμή της μάχης ενάντια στον περιορισμό του ιού, διασφαλίζοντας ότι οι συμπολίτες μας και ιδίως οι πιο ευάλωτοι, δεν θα συνωστίζονται στις δημόσιες υπηρεσίες, αναμένοντας σε περιττές ουρές για τα πιστοποιητικά και τις βεβαιώσεις που απαιτεί η καθημερινότητά τους.

Η ενεργοποίηση του gov.gr έδωσε τη δυνατότητα στους πολίτες να διεκπεραιώνουν πλήθος υποθέσεων τους με το Δημόσιο, ηλεκτρονικά, από τον υπολογιστή ή το κινητό τους. Ωστόσο, οφείλουμε να προστατεύσουμε και όσους συμπολίτες μας δεν διαθέτουν ψηφιακές δεξιότητες ή τον απαραίτητο ηλεκτρονικό εξοπλισμό. Η δυνατότητα τα ΚΕΠ να αποστέλλουν τα έγγραφα και τα πιστοποιητικά που χρειάζεται ο πολίτης στο σπίτι με ένα τηλεφώνημα και χωρίς καμία χρέωση των ίδιων των πολιτών εξυπηρετεί αυτόν ακριβώς το στόχο».

Πώς ακριβώς όμως θα γίνονται οι τηλεφωνικές αιτήσεις; Όπως εξηγεί στο ΑΠΕ-ΜΠΕ ο κ. Γεωργαντάς οι οδηγίες που έχουν δοθεί με την εγκύκλιο ΔΑΔ/Φ.5/10/7542/24/3/2020 σχετικά με την εξ αποστάσεως εξυπηρέτηση πολιτών από τα ΚΕΠ, όσον αφορά την τηλεφωνική εξυπηρέτηση των πολιτών (τηλεφωνικές αιτήσεις), διαμορφώνονται ως εξής:

Τα ΚΕΠ αποδέχονται τα τηλεφωνικά αιτήματα από φυσικά πρόσωπα και τους νόμιμους εκπροσώπους των νομικών προσώπων. Η τηλεφωνική εξυπηρέτηση (τηλεφωνική αίτηση) αφορά μόνο τις αιτήσεις που έχουν επείγοντα χαρακτήρα γεγονός που αξιολογείται είτε από τον Διευθυντή/Προϊστάμενο του ΚΕΠ, είτε εν απουσία του από τον αναπληρωτή του και πρέπει να πληροί τουλάχιστον ένα από τα εξής χαρακτηριστικά:

- να αφορά την κάλυψη συγκεκριμένης ανάγκης, η οποία προέκυψε μετά την έκδοση της πρώτης Πράξης Νομοθετικού Περιεχομένου της 11ης.3. 2020 και στο πλαίσιο της αντιμετώπισης αναγκών, οι οποίες έχουν προκύψει εξαιτίας της υγειονομικής κρίσης,

- να αφορά επείγουσα οικογενειακή ή επαγγελματική ανάγκη,

- να αφορά οποιαδήποτε άμεση ανελαστική προθεσμία.

Κατά τη διάρκεια ισχύος των έκτακτων μέτρων θα μπορεί να υποβληθεί επείγουσα τηλεφωνική αίτηση και από τρίτο πρόσωπο υπό την απαραίτητη προϋπόθεση, αυτό να είναι εφοδιασμένο με συμβολαιογραφικό πληρεξούσιο, είτε εξουσιοδότηση που φέρει το γνήσιο υπογραφής, είτε ηλεκτρονική εξουσιοδότηση. «Να αναφέρουμε ότι η ταχυδρομική εξυπηρέτηση αφορά στα τηλεφωνικά αιτήματα με επείγοντα χαρακτήρα είτε η διεκπεραίωση τους απαιτεί τη συνυποβολή δικαιολογητικών είτε όχι. Eφ' όσον δεν είναι δυνατόν τα δικαιολογητικά να αποσταλούν ηλεκτρονικά, θα δίνεται η δυνατότητα παραλαβής τους μέσω της ταχυδρομικής υπηρεσίας από την οικία του πολίτη, μετά από σχετική τηλεφωνική εντολή του ΚΕΠ. Με τη διεκπεραίωση της αίτησης, η αποστολή του τελικού προϊόντος προς τους πολίτες γίνεται με την ταχυδρομική υπηρεσία, ενώ η ταυτοπροσωπία του πολίτη που ζήτησε το πιστοποιητικό γίνεται κατά την παραλαβή του σχετικού φακέλου. Επίσης, κατά την παραλαβή του φακέλου επιδεικνύεται κατά περίπτωση το πληρεξούσιο σε ακριβές αντίγραφο του συμβολαιογράφου και η εξουσιοδότηση στο πρωτότυπο» διευκρινίζει ο αρμόδιος υφυπουργός.

Τα βήματα που ακολουθούνται στις τηλεφωνικές αιτήσεις
1) Ο υπάλληλος των ΚΕΠ που υποδέχεται το τηλεφωνικό αίτημα και προκειμένου να το καταχωρίσει ζητάει τα στοιχεία ταυτοποίησης του πολίτη και συγκεκριμένα το ονοματεπώνυμό του, το πατρώνυμο, τον αριθμό δελτίου ταυτότητας και την διεύθυνσή του, καθώς και τα στοιχεία του εκπροσώπου, εάν τίθεται τέτοιο ζήτημα.

2)Εάν για το αίτημα απαιτούνται δικαιολογητικά, αυτά είτε αποστέλλονται ηλεκτρονικά από τον πολίτη στο ΚΕΠ, είτε αναζητούνται από το ΚΕΠ, είτε σύμφωνα με τις νέες υπηρεσίες των ταχυδρομείων, δίνεται εντολή από το ΚΕΠ στα ΕΛΤΑ να τα παραλάβουν από τη διεύθυνση του πολίτη, χωρίς την χρέωσή του, προκειμένου να αποσταλούν στο ΚΕΠ. Η εντολή για ταχυδρομική παραλαβή από τον πολίτη δίνεται για έγγραφα που δεν είναι δυνατόν να αναζητηθούν υπηρεσιακώς.

3) Στη συνέχεια ο υπάλληλος των ΚΕΠ όσο διαρκεί η τηλεφωνική συνομιλία με τον πολίτη, καταχωρεί το αίτημα αυτού στο σύστημα διαχείρισης αιτημάτων στα ΚΕΠ «ΕΡΜΗΣ - ΚΕΠ». Με την ολοκλήρωση της καταχώρισης αυτής, ο υπάλληλος γνωστοποιεί στον πολίτη τον αύξοντα αριθμό αιτήματος ο οποίος αποδίδεται αυτόματα από το σύστημα «ΕΡΜΗΣ - ΚΕΠ». Στον φάκελο με τον οποίο θα αποστέλλονται τα αιτηθέντα έγγραφα θα καταγράφεται ο αριθμός της υποβολής αίτησης.

4) Με την ολοκλήρωση της διεκπεραίωσης, τα αιτηθέντα έγγραφα αποστέλλονται προς τους πολίτες ταχυδρομικά με τη διαχείριση συστημένου αντικειμένου σε διεύθυνση που έχει δηλώσει ο πολίτης. Επίσης, όπου είναι εφικτό, αποστέλλονται από τις συνεργαζόμενες υπηρεσίες του δήμου (Πρόγραμμα Βοήθεια στο Σπίτι κ.τλ).

5) Η ταυτοπροσωπία του πολίτη ή του εκπροσώπου του γίνεται από τον αρμόδιο υπάλληλο των ΕΛΤΑ ή της δημοτικής υπηρεσίας που συνδράμει.

6) Ο πολίτης υποχρεούται κατά την παραλαβή του φακέλου να επιδεικνύει, στο πρωτότυπο, στον αρμόδιο υπάλληλο.

- όταν πρόκειται για Έλληνες πολίτες, το δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο ή την άδεια οδήγησης ή το ατομικό βιβλιάριο υγείας (άρθρο 25 του ν.3731/2008-ΦΕΚ 263/Α ́/23-12-2008), είτε σε ισχύ είτε όχι,
- στην περίπτωση πολιτών κράτους-μέλους της Ευρωπαϊκής Ένωσης, το ισχύον δελτίο ταυτότητας ή το διαβατήριο της Χώρας τους,
- στις περιπτώσεις υπηκόων τρίτης χώρας, το ισχύον διαβατήριο ή άλλο ταξιδιωτικό έγγραφο που αναγνωρίζεται από διεθνείς συμβάσεις, καθώς και τη θεώρηση
εισόδου στη χώρα μας ή την άδεια διαμονής που αποδεικνύει ότι έχουν εισέλθει και διαμένουν νόμιμα στη Χώρα. 'Αλλη περίπτωση είναι το Δελτίο Αιτούντος Διεθνή Προστασία (Υ.Α. 4831/ΦΕΚ 1841/ Β /29.07.2013), σε όσους έχει χορηγηθεί άσυλο.

Όσον αφορά στην επίδοση των ταχυδρομικών αντικειμένων των Κέντρων Εξυπηρέτησης Πολιτών (ΚΕΠ) σε πολίτες, σε όλη τη χώρα αυτή θα γίνεται ως εξής:

1. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΤΑΧΥΔΡΟΜΙΚΩΝ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΤΑ ΚΕΠ

- Ο υπάλληλος του ΚΕΠ θα καλεί στο τηλέφωνο 11120 ή 2106073005 και θα δίνει την εντολή παραλαβής επικοινωνώντας και τον κωδικό χρέωσης (019443 01 00 ή 019443 01 01 ή 019443 01 02).

- Ο υπάλληλος του ΚΕΠ θα πρέπει να τηλεφωνεί μέχρι τις 12.00 για παραλαβή την ίδια μέρα

- Επίσης ο υπάλληλος του ΚΕΠ θα πρέπει να έχει ετοιμάσει λίστα εις διπλούν με όλα τα ταχ. αντικείμενα που περιέχει, στην οποία θα αναγράφονται η ημερομηνία, ανά αντικείμενο τα στοιχεία του παραλήπτη (ονοματεπώνυμο και διεύθυνση) και στο τέλος, το σύνολο των προς παράδοση αντικειμένων της συγκεκριμένης κατηγορίας. Κάθε μία κατηγορία θα μπαίνει σε ξεχωριστό ανοικτό φάκελο και θα παραδίδεται στον διανομέα.

Κατά την παραλαβή, ο διανομέας θα καταμετρά τα αντικείμενα της κάθε κατηγορίας και, εφόσον συμφωνεί στο σύνολο, θα υπογράφει τις λίστες και θα παίρνει το ένα αντίγραφο από κάθε κατηγορία μαζί του.

- Σε κάθε φάκελο θα πρέπει να αναγράφονται τα πλήρη στοιχεία και του αποστολέα (ΚΕΠ) και του παραλήπτη - πολίτη (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, Τ.Κ., τηλέφωνο).

- Ο διανομέας θα προσέρχεται στο κατάστημα ΚΕΠ, θα παραλαμβάνει τους φακέλους εκδίδοντας ένα κεφαλικό ΣΥ.ΔΕ.ΤΑ. (Συνοδευτικό Δελτίο Αποστολής), αναγράφοντας την συνολική ποσότητα αυτών.

Στην συνέχεια στο κατάστημα των Ταχυμεταφορών ΕΛΤΑ θα εκδίδονται μοναδικά ΣΥ.ΔΕ.ΤΑ. για κάθε φάκελο. Την επομένη μέρα το ΚΕΠ θα παραλαμβάνει αντίγραφα αυτών ή σχετική λίστα.

Κάθε Κ.Ε.Π. θα πρέπει να παραδίδει ξεχωριστά τους φακέλους που είναι για:

- Εναπόθεση στο γραμματοκιβώτιο του παραλήπτη - ασφαλές σημείο

- Κωδικός χρέωσης 019443 01 00

- παράδοση στα χέρια του παραλήπτη ή εξουσιοδοτημένου προσώπου

- Κωδικός χρέωσης 019443 01 01

2. ΠΑΡΑΛΑΒΗ ΑΝΤΙΚΕΙΜΕΝΩΝ ΑΠΟ ΤΗ ΟΙΚΙΑ ΤΟΥ ΠΟΛΙΤΗ

- Τα ΚΕΠ θα επικοινωνούν μέσω τηλεφώνου στο τηλεφωνικό κέντρο 11120 ή 210 60 73 005 και θα δίνουν την εντολή παραλαβής από την έδρα του Πολίτη. (Κωδικός χρέωσης 019443 01 02)

- Ο φάκελος θα πρέπει να αναγράφει τα πλήρη στοιχεία του αποστολέα (ονοματεπώνυμο, διεύθυνση, Τ.Κ., τηλέφωνο) και τα στοιχεία του παραλήπτη-ΚΕΠ (διεύθυνση, Τ.Κ.,), που πρέπει να παραδοθεί.

Κωδικός χρέωσης 019443 01 02 ΕΛΤΑ Α.Ε. - ΕΡΓΟ ΚΕΠ ΕΛΤΑ (Παραλαβή από τον πολίτη - αποστολέα)

Οι υπάλληλοι των ΚΕΠ θα πρέπει να τηλεφωνούν μέχρι τις 12.00 για παραλαβή την ίδια μέρα από την έδρα του Πολίτη.

Να σημειωθεί ότι αυτές οι υπηρεσίες προσφέρονται μόνο στην περίπτωση που τα αιτήματα πληρούν τα κριτήρια του επείγοντος αιτήματος.

Σε κάθε άλλη περίπτωση διεκπεραίωσης αιτήματος, το οποίο δεν κρίνεται ως επείγον, το κόστος αποστολής τόσο της εισερχόμενης αλληλογραφίας προς τα ΚΕΠ (φάκελος αίτησης αιτούντος με δικαιολογητικά) όσο και της εξερχόμενης αλληλογραφίας (αποστολή απάντησης προς την ταχυδρομική διεύθυνση του αιτούντος) θα πραγματοποιείται με επιβάρυνση του αιτούντος πολίτη.